7 Schritte zum erfolgreichen Management von technischen Daten

Was ist Engineering Data Management?

Auf der Reise durch den Lebenszyklus eines Produkts vom Konzept bis zur Fertigung werden zahlreiche Daten gesammelt: Teilenummern, Beschreibungen, Zeichnungen, Materialblätter, Lieferanten- und Verkäuferinformationen mit jeweils unterschiedlichen Versionen bei jedem Durchlauf.

Engineering Data Management (EDM) zielt darauf ab, bewusst die Datenflut zu systematisieren, die sich fast immer auftut, wenn man irgend etwas zusammenbaut.

1. Machen Sie sich ein Bild von Ihren Prozessen

Zeichnen Sie jede Phase auf, die das Produkt durchläuft.

Wenn Sie Ihre technischen Daten organisieren wollen, müssen Sie sie zunächst erfassen. Definieren Sie jeden Schritt, den das Produkt auf seinem Weg von der Idee zur Realisierung durchläuft, vom Ursprungskonzept bis zum Endprodukt.

2. Weisen Sie Zuständigkeiten zu

Legen Sie fest, wer für jeden Schritt verantwortlich ist.

Weisen Sie für jede Phase des Lebenszyklus einen Ansprechpartner zu. Ob der Abteilungs- oder Teamleiter, es muss eine Person geben, die die Verantwortung für die Erfassung der Daten in jedem Bereich übernimmt. Auf diese Weise müssen Sie nicht immer bei fünf Personen nachfragen, um ein Dokument zu finden.

3. Erfassen Sie Daten

Sammeln Sie alle verfügbaren Informationen.

Sie können so ungefähr abschätzen, welche Daten Sie in Zukunft benötigen werden, aber Sie können es nicht genau vorhersagen. Speichern Sie also jeden einzelnen Datenpunkt, den Sie bei jedem Schritt erfassen können: die Dokumente, Zeichnungen und Bauteilinformationen, Markennamen, Teilenummer, Beschreibung. Auch die Metadaten sind von großer Bedeutung: Wer hat sie erstellt, wann, warum gibt es sie, wann wurden sie zuletzt geändert. Man weiß nie, wann man diese Informationen braucht.

4. Legen Sie eine eindeutige Nomenklatur fest

Erstellen Sie eine Standardmethode zur Kennzeichnung von Dateien.

Jedem zu erlauben, Dateien auf seine eigene Weise zu benennen, führt zwangsläufig zur Verwirrung. Durch die Festlegung eines gemeinsamen Standards kann man leicht feststellen, was eine Datei beinhaltet, wofür sie bestimmt ist und wie aktuell sie ist.

5. Speichern Sie zentral

Bewahren Sie alles an einem einzigen, sicheren Ort auf.

Arbeitet jeder von seinem eigenen lokalen Laufwerk aus, verpasst man leicht ein Update von jemand anderem. Wenn man dagegen alles an einem Ort verwahrt, vermeidet man Doppelarbeit und schafft eine bequeme, zentrale „Quelle der Wahrheit“ (single source of truth).

6. Geben Sie die Dokumentation frei

Schulen Sie alle Beteiligten in Sachen Datenmanagement.

Der Erfolg des Engineering Data Management hängt ganz davon ab, dass alle Mitarbeiter in der Organisation die gleichen Richtlinien befolgen. Stellen Sie eine Reihe von Regeln auf, die von allen eingehalten werden müssen, und sorgen Sie dafür, dass jeder Zugriff auf dieses Dokument hat, um sich ein einfaches Bild zu machen.

7. Arbeiten Sie zusammen

Nutzen Sie Datenmanagementprozesse, um besser zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie alle Ihre Daten einheitlich strukturiert an einem Ort haben, lässt es sich leichter teamübergreifend zusammenarbeiten. Durch die Zentralisierung und Organisation Ihrer Daten können alle Fragen an die Person gerichtet werden, die am besten Bescheid weiß und nicht einfach an die, die gerade in der Nähe ist. Dafür müssen Ihre Richtlinien nur jeweils eine Person bestimmen, die an einem Dokument arbeitet. Ihr System muss dann bei jeder Aktualisierung einer Datei eine Benachrichtigung senden.

Automatisierungstools für das Management von technischen Daten

Die Datenmenge, die bei der Entwicklung nur eines Produkts anfällt, ist erstaunlich. Wenn ein Unternehmen jeden Tag neue Produkte entwickelt, multipliziert sich das zu einer gewaltigen Menge. Glücklicherweise gibt es auf dem Markt viele Tools zur Automatisierung des technischen Datenmanagements.

Sie verpacken alles in einer attraktiven, intuitiven Benutzeroberfläche, bauen eine zentrale Datenbank für die Speicherung und Suche auf, organisieren, verfolgen und verwalten Datenänderungen, ermöglichen die Wiederverwendung von Daten, wenden modernste visuelle Managementtechniken an und befreien den Menschen im Wesentlichen von all den langweiligen Aufgaben.

Manuell durchgeführtes technisches Datenmanagement kann genauso viel Zeit kosten wie es einspart. Mit einer automatisierten Lösung werden Sie sich wundern, wie geschmeidig die Produktentwicklung verläuft.

Schlussgedanken…..

Das Engineering-Datenmanagement kann erstaunlich leistungsfähig sein. Es kann den monatlichen Reporting-Prozess vereinfachen. Aber nicht nur das. Gut organisierte, zentralisierte Dateien können der Produktivität, Effizienz und Zusammenarbeit einen deutlichen Schub verleihen.

Weniger Zeit für das Durchsuchen von Dateien. Mehr Zeit für das Engineering.
Das kann sich verzehnfachen, wenn es als Teil eines umfassenderen Product Lifecycle Management Systems eingesetzt wird.