Geteiltes Leid ist halbes Leid. Aber trifft diese Lebensweise noch zu, wenn es ums moderne Arbeiten geht? Wenn etliche Menschen unabhängig voneinander an einer Lösung arbeiten?

Eine Studie zur amerikanischen Arbeitswelt kam zu dem Ergebnis, dass Arbeitnehmer fast 6 Stunden pro Woche damit verschwenden, Arbeiten zu verrichten, die andere schon ausgeführt hatten. Für Doppelarbeiten gibt es mehrere Gründe: Man erhält von anderen Personen Informationen zu spät, hat keinen Zugang zu bereits geleisteter Arbeit oder Wissen ist vorhanden, aber schwer zu erfassen.

Das Resultat? Ineffizienzkosten in Millionenhöhe. Von unterdrückter Innovation, gebremstem Fortschritt und verspäteter Markteinführung von Produkten ganz zu schweigen. Zu Ihrem Glück wissen wir, wie das Problem mit der doppelt geleisteten Arbeit zu beheben ist. Und zwar in drei ganz einfachen Schritten.

1. Bewahren Sie alles am selben Ort auf

Sie arbeiten an einem Bericht. Sie benötigen einige Finanzinformationen. Sie schreiben Jim von der Buchhaltung eine E-Mail und bitten um die Zahlen. Sie warten. Ein Tag geht ins Land. Sie rufen ihn an, aber er hebt nicht ab. Sie warten. Schließlich geben Sie auf und durchforsten selbst die Firmenkonten.

Sie haben Stunden vergeudet.

Was wäre, wenn sich alle Informationen an einem zentralen Speicherort befänden? In diesem Fall hätten Sie zwar Zugriff auf die Konten, nicht aber auf Jims Analyse der Zahlen, also auf die von ihm bereits geleistete Arbeit. Die liegt versteckt in einem Excel-Arbeitsblatt auf Jims Computer. Wäre Jims Bericht in einer leicht zu findenden zentralen Datenbank gespeichert worden, hätten Sie die benötigten Informationen direkt daraus extrahieren können, ohne ihn eigens darum bitten zu müssen. Sie hätten die Zahlen nicht selbst durchgehen oder Zeit mit dem Warten auf Jim verschwenden müssen. Und Jim hätte nicht Zeit darauf verwenden müssen, Ihnen zu antworten (falls er es denn getan hätte).

Und Sie sind kein Buchhalter. Haben Sie diese Zahlen überhaupt korrekt verarbeitet?

2. Unterhalten Sie eine permanente, durchsuchbare Historie

Sie haben gerade einen neuen Auftrag erhalten, Fahrzeuge für ein Automobilunternehmen zu entwerfen. Jeder einzelne Aspekt muss strenge rechtliche und interne Anforderungen erfüllen. Naturlich haben alle zuvor gefertigten Fahrzeuge diese Anforderungen erfüllt. Sie durchforsten die Dateien Ihrer Vorgängerin nach Vorlagen, auf denen Sie Ihre Entwürfe basieren können. Deren Ablagesystem ist aber ein einziges Chaos. Sie können nichts finden. Und was Sie finden, verstehen Sie nicht.

Sie geben auf und fangen wieder bei Null an.

Mitarbeiter nehmen 70% ihres Wissens mit, wenn sie das Unternehmen verlassen. Dieses Wissen müssen sich die Nachfolger erst wieder selbst aneignen, wodurch sich deren Einarbeitungszeit verlängert, da sie Arbeiten ausführen müssen, die bereits wieder und wieder geleistet wurden.

Was, wenn Ihr neuer zentraler Speicherort vollständig standardisiert wäre, mit detaillierten, durchsuchbaren Konventionen, die Sie alle Informationen leicht finden lassen?
Was, wenn die Designvorlagen und die Konformität mit den Anforderungen bereits in die Software selbst integriert wären?

Institutionelles Wissen könnte bewahrt werden, sodass sich neue Mitarbeiter auf die Vergangenheit des Unternehmens stützen könnten, statt ständig das Rad neu zu erfinden.

3. Definieren Sie Prozesse & Arbeitsabläufe eindeutig

Die Projekt-Deadline ist in zwei Tagen. Sie stehen unter Zeitdruck. Sie fahren 12- Stunden-Schichten, um alles rechtzeitig fertig zu bekommen. Am Tag der Deadline kommt das Team zusammen, um vor der Projektabgabe alles noch einmal durchzugehen.
Jemand anders hat die gleichen Arbeiten wie Sie ausgeführt. Schon vor einer Woche. 51% der Arbeitnehmer in der oben erwähnten amerikanischen Studie sagten aus, dass ihnen nicht bewusst war, dass ein Anderer das jeweilige Problem bereits verstanden oder gelöst hatte und damit die Doppelarbeit verursacht hat.

Was, wenn jeder Teil eines Projekts in eindeutig definierte Prozesse und Arbeitsabläufe eingespeist würde, sodass jedes Teammitglied weiß, was es wann tun soll?

Und was, wenn das System in Echtzeit aktualisiert würde, um alle darüber zu informieren, was schon abgehakt ist, was gegenwärtig getan wird und was noch getan werden muss?

Sie könnten so nicht nur die Zeitverschwendung durch unnötige Arbeiten stoppen. Auch könnten Sie so das Projekt weiter voran treiben, wenn die Teammitglieder auf den bereits von Anderen geleisteten Arbeiten aufbauen, können, statt wie ein Hund den eigenen Schwanz zu jagen.

Doppelarbeit ist ein riesiges Problem für Unternehmen aller Größen.

Kleinunternehmen tendieren dazu, sich auf manuelle Prozesse und dezentralisierte Daten zu stützen – mit dem Ergebnis, dass jeder seine Daten auf der eigenen Festplatte, dem eigenen Cloud-Konto in seiner eigenen Ordnungabspeichert und damit blockiert.

Großunternehmen tendieren eher dazu, Datensilos aufzubauen. Sie beschränken so die Sichtbarkeit der Daten für einzelne Abteilungen und Niederlassungen, nutzen die Vorteile der Skalierbarkeit nicht und verschwenden große Summen durch Doppelarbeit.

Informieren Sie sich darüber, wie PLM Ihnen helfen kann, Doppelarbeit zu vermeiden und die Vorteile der Kooperation bestmöglich zu nutzen.