Erfolgreiche Einführung eines PLM-Systems im Mittelstand

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Von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt, seiner Auslieferung und Benutzung bis hin zu seiner Entsorgung fallen zahlreiche Daten im Unternehmen an. Ohne ein Product Lifecycle Management ist diese Datenflut kaum zu bewältigen: Denn dann liegen Daten in den unterschiedlichsten Systemen, dezidierten Personen fehlt im entscheidenden Moment der Zugriff oder veraltete Informationen werden fälschlicherweise immer weitervererbt.

Von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt, seiner Auslieferung und Benutzung bis hin zu seiner Entsorgung fallen zahlreiche Daten im Unternehmen an. Ohne ein Product Lifecycle Management ist diese Datenflut kaum zu bewältigen: Denn dann liegen Daten in den unterschiedlichsten Systemen, dezidierten Personen fehlt im entscheidenden Moment der Zugriff oder veraltete Informationen werden fälschlicherweise immer weitervererbt.

In der Folge bedeutet das nicht nur Unzufriedenheit bei den Beteiligten; sondern vor allem auch erhebliche Qualitätseinbußen und Mehrkosten. Product Lifecycle Management Systeme setzen genau hier an: Sie unterstützen die Prozessgestaltung und Datenorganisation über die gesamte Wertschöpfungskette, von der Konstruktion über die Fertigung bis hin zu Marketing, Sales und Service. Deshalb kann der Mittelstand durch die Einführung eines PLM-Systems immens profitieren, vorausgesetzt er setzt es richtig ein und um.

PLM-Strategie: Die Basis für ein Plus an Produktivität

Der deutsche Mittelstand ist geprägt von engen und langjährigen Kundenbeziehungen, hinter denen ein sehr individueller und persönlicher Service steht: Der Kunde ist König. Mit gestiegenen technischen Möglichkeiten steigen jedoch auch immer mehr die Anforderungen seitens der Kunden. Um diesen gerecht zu werden, gibt es häufige Individualanfertigungen – weniger Produkte werden in Serie produziert oder können „aus dem Katalog“ gefertigt werden. Folglich nimmt die Produkt- bzw. Variantenvielfalt zu und damit auch die Menge an zu verwaltenden Produktdaten.

Was den KMU häufig fehlt, ist die konsistente Digitalisierung und Integration dieser Produktdaten über verschiedene Funktionen und Systeme hinweg. Dadurch entstehen Mehraufwände, u. a. durch die Suche, Wiederaufbereitung, manuelle Übertragung und redundante Erstellung von Informationen.

Eine gut durchdachte PLM-Strategie sieht hingegen vor, dass Formate zwischen den Systemen automatisch umgewandelt werden – gestützt durch einen durchgängigen Entwicklungsprozess. Die logische, produktzentrische Verknüpfung und digitalisierte Freigabe der Daten erfolgt dabei über eine zentrale Integrationsplattform als „Single Source of Truth“. Damit ist ein PLM-System außerdem die Basis für die digitale Transformation eines Unternehmens.

Der erste Schritt zur Implementierung eines PLM-Systems im Mittelstand

Im ersten Schritt ist es wichtig, die richtige PLM-Lösung zu wählen. Sie sollte für den Mittelstand und das jeweilige Unternehmen geeignet sein. Ferner sollte sie aber auch so flexibel sein, dass sie sich bei zukünftigen Veränderungen an die jeweilige Situation anpassen lässt.

Für die PLM-Einführung ist die optimale Balance zwischen einer raschen Umsetzung und einem systematischen Vorgehen von Bedeutung. Die Orientierung an allgemeingültigen Erfahrungswerten trägt zu einer erfolgreichen PLM-Einführung bei.

Experten warnen jedoch vor zwei Extremszenarien, die in der Praxis hin und wieder auftreten:

  1. Das Unternehmen nimmt eine übereilte Umsetzung vor, ohne klare Ziele bezüglich des PLM-Projekts fixiert zu haben.
  2. Das Unternehmen tüftelt bis ins kleinste Detail einen zukunftsorientierten Masterplan aus. Bevor jedoch die Konzeptphase beendet ist, sind die Voraussetzungen dafür bereits abgelaufen.

Um diese Extremszenarien zu vermeiden, stellen wir Ihnen im Folgenden die grundlegenden Phasen der PLM-Einführung vor.

Phasen der PLM-Einführung

Welche Phasen der PLM Einführung gibt es?

  • Schritt 1: Die Auftragsphase
  • Schritt 2: Vorbereitung auf den Systemwechsel
  • Schritt 3: Anforderungsmanagement
  • Schritt 4: Einführung Ihres neuen PLM-Systems
  • Schritt 5: Erkenntnisgewinnung und Optimierung

Schritt 1: Die Auftragsphase

Bevor Sie sich vertraglich binden, sollten Sie mit Ihrem potenziellen PLM-Partner über die Ziele Ihres Projekts sprechen:

  • Was versprechen Sie sich von der Einführung eines Product Lifecycle Management Systems?
  • Definieren Sie Kennzahlen: Woran machen Sie fest, dass die PLM-Einführung erfolgreich abgeschlossen ist?
  • Wie könnten Ihre Erwartungen übertroffen werden?

Erst wenn sicher ist, dass die Gegenseite Ihren Use Case im Unternehmen vollumfänglich verstanden hat, sollten Sie einen Vertrag unterzeichnen.

Schritt 2: Vorbereitung auf den Systemwechsel

Der Knackpunkt für eine erfolgreiche PLM-Implementierung ist das Change Management. Ein Systemwechsel führt auf lange Sicht zwar zu mehr Produktivität, wird jedoch kurzfristig meist auf interne Widerstände bei Ihren Mitarbeitern stoßen.

Um frühzeitig für Akzeptanz in Ihren Teams zu sorgen, binden wir alle Stakeholder rechtzeitig mit ein, zeigen die Chancen von PLM-Systemen auf und sorgen für Verständnis zwischen allen Beteiligten. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass der Übergang vom alten zum neuen System reibungslos abläuft.

Schritt 3: Anforderungsmanagement

Nachdem alle aktuellen Geschäftsprozesse identifiziert und analysiert wurden, ist es schließlich an der Zeit, diese zu priorisieren. Diese werden dann im neuen PLM-System neu zugeordnet, um Ihre KPIs und Unternehmensziele zu erreichen.

In dieser Phase dürfen Sie sich ganz auf Ihren PM-Partner verlassen. Sie profitieren von unserem umfangreichen Wissen und den Erfahrungen mit unserer Software, die wir täglich mit führenden Unternehmen aus der ganzen Welt sammeln.

Mit einem klaren, unmissverständlichen und einvernehmlich vereinbarten Projektplan sind Sie dann bereit, zur nächsten Stufe überzugehen – dem Roll-out.

Schritt 4: Einführung Ihres neuen PLM-Systems

Während des Roll-outs gibt es eine Menge zu beachten: Hardware & Software, Prozesse & Verfahren, Wissensaufbau und Training – und, nicht zu vergessen: Die Menschen mitzunehmen. Kommunikation, sowohl intern als auch extern, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten verstehen, was von ihnen erwartet wird und wann.

Durch das Teilen der neuen, durch das PLM-System unterstützten Arbeitsumgebung, können sich Ihre Mitarbeiter schnell an das neue System gewöhnen, was die Einführungsphase erheblich verkürzt.

Während der Systemumstellung sind gewisse Arbeitsunterbrechungen leider nicht ganz zu vermeiden. Wir tun alles dafür, um diese so kurz wie möglich zu halten und werden diese frühzeitig an Sie kommunizieren.

Bei unseren Schulungen kommen ausschließlich erfahrene Trainer in Einsatz, die ihre praktischen Erfahrungen aus Kundenprojekten mit Ihnen teilen. Unser bewährter Trainingsansatz „Discover, Educate, Empower“ wird von den Schulungsteilnehmern sehr geschätzt, was uns Umfragen immer wieder bestätigen.

Während des Roll-outs überwachen wir stetig die Performance, um sicherzustellen, dass Sie die von Ihnen erwarteten Endergebnisse erzielen. Sie erhalten von uns einen Bericht, der die tatsächliche Performance mit den vereinbarten Zielen gegenüberstellt.

Schritt 5: Erkenntnisgewinnung und Optimierung

Wenn die PLM-Lösung erfolgreich eingeführt wurde, ist unsere Zusammenarbeit nicht beendet. Im Gegenteil: Vom ersten Auftrag an vertieft sich die Partnerschaft zwischen Ihrem Unternehmen und TECHNIA.

Der stetige Austausch trägt dazu bei, bisher unentdeckte Optimierungspotenziale durch das PLM aufzudecken. Während Software, Hardware und Prozesse kontinuierlichen Verbesserungen unterlaufen sind, läuft Ihr Tagesgeschäft weiter.

Gerne sind wir für Sie da, wenn Sie sich dazu entschließen, Ihre Geschäftsprozesse mit dem PLM-System noch weiter auszubauen und zu optimieren.

Wie kann das Bewusstsein für PLM in Unternehmen gefördert werden?

Änderungen in der Organisation und Unternehmenskultur stellen die ersten potenziellen Hürden für die Transformation Ihres PLM-Geschäfts dar. Daher sollte Ihre Roadmap für die PLM-Einführung ein Idealszenario abbilden und gleichzeitig so flexibel sein, dass alle Beteiligten durch iterative Verfahren die Implementierung vorantreiben können.

Wird die PLM-Einführung in Angriff genommen, ist es unerlässlich, dafür im kompletten Unternehmen das Bewusstsein zu fördern. Alle Mitarbeiter sollten Teil der Implementierung sein. Im Rahmen dessen erfahren Sie, welche Vorzüge sich ergeben und wie der Implementierungsprozess ablaufen wird. Nicht minder wichtig ist die Unterstützung der Geschäftsleitung. So sind viele PLM-Initiativen zum Scheitern verurteilt, weil die Geschäftsleitung nicht zu 100 Prozent dahintersteht. Die Praxis zeigt, dass es für die Geschäftsleitung ratsam ist, die PLM-Einführung den Mitarbeitern bei einer Ansprache anzukündigen. Es wird um eine kollektive Akzeptanz geworben, damit sich ein gemeinsamer Lernprozess einstellen kann. Davon profitiert das gesamte Unternehmen – inklusive aller Mitarbeiter.

PLM-Einführung im Mittelstand mit FastTrack

Längst gibt es PLM-Lösungen, die perfekt auf den Mittelstand zugeschnitten sind. Sie treffen genau die Anforderungen und Geschäftsprozesse der KMUs. Die Software ist auf die Unternehmensstrukturen dieser Firmen ausgerichtet. Es existiert eine sinnvolle Vorkonfiguration dank eines hohen Standardisierungsgrads, weswegen für ein erfolgreiches Product Lifecycle Management kein kostspieliger Implementierungsaufwand erforderlich ist. Auf diese Weise ist es ebenfalls für Mittelstandsunternehmen möglich, jegliche Produktdaten vollständig in ihre Prozesse und Systeme aufzunehmen und so die digitale Transformation zu fördern. TECHNIA PLM FastTrack ist in diesem Zusammenhang eine ideale Lösung.

Das sind die Vorteile von PLM FastTrack auf einem Blick:

  • Rascher Einstieg, da die PLM-Software stark standardisiert und damit sofort einsetzbar ist
  • Klare Kostenkontrolle aufgrund der umfangreichen Vorkonfiguration
  • Sicherheit dank der automatisch immer auf dem aktuellen Stand befindlichen PLM-Software
  • Bestehen einer zentralen Datenplattform und somit ist der Zugriff für alle gewährleistet
  • Wiederverwendung von Daten zur Vermeidung von Redundanzen
  • Skalierbar und damit die Möglichkeit zu einem Ausbau des PLM-Systems

Langfristig profitieren durch Beratung bei der PLM-Einführung

Nicht immer ist es möglich, dass bereits bestehende Mitarbeiter des Unternehmens die PLM-Einführung übernehmen können. Dann ist es unerlässlich, dass auf externes Wissen und externe Erfahrung zurückgegriffen wird.

PLM-Berater stellen sicher, dass bezüglich der Zielsetzung alle Aspekte Berücksichtigung finden und alle Möglichkeiten komplett ausgeschöpft werden. Ob PLM und Dokumentenmanagement, CAD oder ERP: Sie kennen sich auch mit verwandten Systemen und Lösungen aus, um das Unternehmen individuell zu beraten. In Absprache mit dem Kunden entwickeln sie spezifische PLM-Strategien, die überaus erfolgsversprechend sind. Da die PLM-Berater in den Kategorien Benutzeroberfläche, Funktionalität und Anpassung denken, finden sie die beste Lösung für das jeweilige Unternehmen:

Jetzt die passende PLM-Strategie mit TECHNIA entwickeln!

Erfahren Sie mehr über die TECHNIA PLM FastTrack Lösung in unserem Webseminar.

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